O momento de comemorar resultados extraordinários de expansão do negócio, para qualquer empresa que está ganhando maturidade no mercado, sempre vem acompanhado de necessidades estruturais para sanar gargalos tecnológicos. Empresários se veem diante do dilema do crescimento quando não conseguem mais gerenciar suas redes de forma eficiente.
No momento de aderir a uma plataforma ou política de gerenciamento de TI para ganhar em produtividade e economizar recursos, nem todos têm consciência de que nenhum projeto de gestão assertiva dos ativos da empresa deve começar sem que um inventário preciso seja totalmente concluído. Para saber como gerir o patrimônio, é preciso antes de tudo saber o que se tem, mas na ânsia de obter resultados que tragam retorno do investimento, há quem cometa o erro de não priorizar o início de todo o processo.
Ninguém consegue organizar seu guarda-roupas se não souber, primeiramente, tudo o que tem dentro dele, certo? Ninguém sabe ao certo onde aplicar seu dinheiro, quais investimentos fazer, se não tem ideia de quanto tem guardado. A mesma regra vale para empresas que querem o melhor software de gestão, as mais modernas formas de organizar o seu TI, mas não fazem, antes de tudo, um raio-X detalhado do que está em uso em todos os departamentos, de forma prática e relevante, com dados que possam ser usados posteriormente. Este levantamento é essencial diante de uma realidade apontada pelo Gartner: com o crescimento dos recursos e plataformas, o volume de dados em ambientes corporativos deve crescer 650% nos próximos cinco anos, tornando a gestão cada vez mais complexa.
Aí vão algumas dicas essenciais para priorizar o inventário dos ativos – sejam hardwares ou softwares – antes de qualquer outra iniciativa para gerenciamento dos sistemas:
1. Automatize o inventário
É quase impossível, na atualidade, produzir um inventário perfeito de uma empresa de pequeno, médio ou grande porte de forma manual. Fatores como o dinamismo do mercado, a entrada e saída de funcionários (e usuários do sistema), a diversidade de plataformas de armazenamento de dados, os softwares utilizados e os modelos flexíveis de trabalho – home office, por exemplo, com ativos que ficam fora do escritório – impedem que se tenha uma visão 100% real do que a empresa possui. É preciso mapear de forma automática, por meio das ferramentas de gestão, todos os hardwares conectados na rede por IP, relacionar todas as aplicações instaladas em cada máquina e quem utiliza os dispositivos.
2. Softwares também são ativos
Inclua em seu inventário todos os softwares que utiliza, principalmente aqueles que demandam investimentos. Com este registro, é possível monitorar quais são mais ou menos utilizados, quando expiram as licenças, quais devem ser renovadas e quais delas podem ser eliminadas por não serem mais necessárias à rotina da empresa. Muitas companhias pagam mais do que precisam em licenças de softwares por desconhecerem a necessidade dos mesmos.
3. Mantenha seu sistema disponível para entrada manual de dados
É importante contar com o fator humano ao inventariar equipamentos eletrônicos que não estejam conectados à rede e, logo, não serão automaticamente registrados em sua ferramenta de gestão. É o caso de projetores, câmeras, televisores. Desta forma, esses são registros feitos manualmente na plataforma.
4. Crie uma rotina de atualização automatizada
Os dados do inventário precisam ser atualizados automaticamente e essa tarefa deve ser supervisionada pelo departamento de TI. Os gestores podem receber alertas sobre mudanças nas configurações dos ativos, ou alteração de usuário em determinada máquina, por exemplo. As mudanças no sistema, quando não monitoradas, podem gerar distorções e levam a tomada de decisões erradas para a TI.
5. Extraia informações relevantes de cada ativo
Mais do que saber qual é o modelo do equipamento x do departamento de Recursos Humanos, sua localização e outros dados gerais, registre todas as peculiaridades como: prazo para expirar garantia, sistema operacional, capacidade disponível, aplicativos instalados, descrição dos mesmos, etc. O mesmo vale para softwares. Ressalto que é importante agregar ao sistema de gestão catálogos de produtos que já inserem as descrições das versões oficiais de cada programa, padronizando corretamente os dados de acordo com os disponibilizados pelos fabricantes dos produtos. Assim fica mais fácil fazer qualquer atualização de sistema posteriormente.
6. Gere relatórios customizados de uso dos ativos
Com todas as informações devidamente inventariadas, explore este universo de dados para gerar relatórios de uso e desempenho necessários para decisões assertivas que melhoram a produtividade e reduzem custos da empresa. Os dados e uma gestão unificada podem prevenir problemas futuros. Não há previsibilidade. Extraia informações a partir do cruzamento de dados, como por exemplo quantos computadores estão com o prazo de garantia para vencer nos próximos seis meses, quantos utilizam aquele software vital para o dia a dia que precisará ter sua licença renovada até o final do ano, quais estão utilizando quase a capacidade máxima. Assim, é possível prever os investimentos necessários a curto, médio e longo prazo, cortar gastos desnecessários e melhorar a performance dos ativos.
Importante ressaltar que um inventário completo que retrate fielmente a realidade não gera custos adicionais a quem já possui as ferramentas para gerenciar a rede e é o que vai determinar se o investimento em gestão vai valer a pena.
Helder Farias é gerente de Vendas da Intensive 360.
